CC là gì? Hướng dẫn cách sử dụng CC trong gmail

Email là công cụ phổ biến trong công việc và cuộc sống hiện nay. Việc gửi và nhận email dường như trở thành thói quen hàng ngày của mỗi người, đặc biệt là nhân viên văn phòng. Tuy nhiên, bạn đã bao giờ chú ý đến CC trong email là gì chưa? Nó có giống với BCC hay không? Cùng Vstar Agency tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

CC là gì?

CC, hay “Carbon Copy”, là một tính năng trong Gmail cho phép người dùng gửi bản sao của email đến một hoặc nhiều người khác ngoài người nhận chính. Khi bạn thêm địa chỉ email vào trường CC, tất cả những người nhận sẽ thấy địa chỉ email của nhau. Điều này rất hữu ích trong trường hợp bạn muốn thông báo cho nhiều bên khác nhau về một vấn đề mà không cần họ phải tham gia vào cuộc trò chuyện chính.

Ví dụ, nếu bạn gửi một email cho đồng nghiệp và muốn thông báo cho quản lý về cùng một vấn đề, bạn có thể thêm địa chỉ email của quản lý vào trường CC. Điều này đảm bảo rằng mọi người đều nhận được thông tin mà bạn muốn truyền đạt.

BCC trong Gmail là gì?

BCC, hay “Blind Carbon Copy”, là một tính năng tương tự như CC nhưng với một điểm khác biệt lớn: những người nhận được thêm vào trường BCC sẽ không thấy địa chỉ email của nhau. Điều này có nghĩa là nếu bạn gửi email cho nhiều người và sử dụng BCC, mỗi người sẽ chỉ thấy địa chỉ email của người nhận chính, mà không thấy ai khác trong danh sách BCC.

Tính năng này rất hữu ích khi bạn muốn bảo mật thông tin của người nhận hoặc khi bạn gửi thông báo đến một nhóm lớn mà không muốn tiết lộ địa chỉ email của từng người.

Phân biệt BCC và CC khi gửi Email

Điểm giống nhau giữa BCC và CC

• Chức năng Gửi Bản Sao: Cả CC và BCC đều cho phép người gửi gửi bản sao của email đến nhiều người cùng một lúc.
• Thông báo Đến Nhiều Người: Cả hai đều giúp người gửi thông báo đến nhiều người mà không cần gửi email riêng lẻ cho từng người.
• Tiện lợi: Cả hai tính năng này đều giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi cần liên lạc với nhiều người.

Điểm khác nhau giữa BCC và CC

• Hiển thị Địa Chỉ Email: Khi sử dụng CC, tất cả các địa chỉ email được thêm vào sẽ hiển thị cho nhau. Ngược lại, với BCC, các địa chỉ email sẽ không được hiển thị cho nhau.
• Mức độ Riêng tư: BCC cung cấp sự riêng tư hơn cho người nhận, trong khi CC không có tính năng này.
• Mục đích Sử dụng: CC thường được sử dụng khi bạn muốn mọi người biết ai đang nhận email, trong khi BCC thường được sử dụng để bảo vệ thông tin cá nhân hoặc khi gửi email đến một nhóm lớn mà không muốn tiết lộ danh sách người nhận.

Khi nào nên sử dụng BCC, CC trong Gmail

Hướng dẫn sử dụng CC trong Gmail

Cách sử dụng CC trong Gmail trên máy tính 

Bước 1: Truy cập vào email và chọn “Soạn thư”.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng CC ngay dưới dòng “Đến”, hoặc bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt “Ctrl + Shift + C” để mở CC.

Bước 3: Nhập địa chỉ email của người nhận. Bạn có thể nhập một hoặc nhiều địa chỉ, phân cách bằng dấu phẩy.

Bước 4: Tiếp tục soạn nội dung email và gửi đi như bình thường.

Cách sử dụng CC trong Gmail trên điện thoại 

Một số lưu ý khi sử dụng CC trong Gmail

• Sử dụng Đúng Mục đích: Hãy chắc chắn rằng bạn chỉ sử dụng CC khi cần thiết. Nếu không muốn người nhận biết về nhau, hãy sử dụng BCC.
• Giới hạn Số lượng Người Nhận: Đừng thêm quá nhiều người vào CC. Điều này có thể làm cho email của bạn trở nên khó đọc và gây rối.
• Sử dụng Tính Năng CC Một Cách Thông Minh: Chỉ CC những người thật sự cần biết thông tin. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho mọi người và tránh làm phiền những người không quan tâm.
• Ghi Chú Ngắn Gọn: Khi CC nhiều người, hãy ghi chú ngắn gọn về lý do bạn đã thêm họ vào danh sách nhận email. Điều này giúp họ hiểu rõ hơn về mục đích của email.

Hạn chế của tính năng CC trong việc gửi email

Mặc dù CC (Carbon Copy) mang lại nhiều lợi ích khi gửi email đến nhiều người, nhưng vẫn có một số hạn chế cần lưu ý:

• Quá tải hộp thư: Khi một email được gửi với quá nhiều địa chỉ CC, hộp thư đến của người nhận có thể nhanh chóng đầy. Điều này gây khó khăn trong việc quản lý và tìm kiếm thông tin quan trọng, đặc biệt khi dung lượng lưu trữ của Gmail có hạn.
• Giảm bảo mật thông tin: Với CC, tất cả người nhận đều có thể thấy địa chỉ email của nhau. Điều này có thể dẫn đến việc tiết lộ thông tin nhạy cảm và ảnh hưởng đến quyền riêng tư của những người liên quan.
• Khó kiểm soát phản hồi: Người gửi không thể kiểm soát cách thức mà các người nhận phản hồi hoặc hành động. Những phản hồi không cần thiết hoặc không rõ ràng có thể gây nhầm lẫn và phiền toái trong quá trình trao đổi thông tin.

Một số câu hỏi liên quan đến CC trong Gmail

Có giới hạn số lượng người nhận khi sử dụng CC không?

Gmail không quy định một số lượng cụ thể cho người nhận trong trường CC, nhưng bạn nên hạn chế số lượng để tránh gây rối cho người nhận.

Có thể sử dụng cả CC và BCC trong cùng một email không?

Có, bạn có thể sử dụng cả CC và BCC trong cùng một email. Điều này cho phép bạn thông báo cho một nhóm trong CC và giữ kín thông tin của nhóm khác trong BCC.

Tại sao không nên sử dụng quá nhiều CC trong một email?

Sử dụng quá nhiều CC có thể làm cho email trở nên khó đọc và gây rối cho người nhận. Họ có thể không quan tâm đến tất cả các địa chỉ email được hiển thị.

Làm thế nào để biết ai đã nhận email khi sử dụng CC?

Khi bạn gửi email với CC, tất cả những người nhận sẽ thấy danh sách địa chỉ email trong trường CC. Bạn sẽ không nhận được thông báo nào về việc ai đã mở email.

Có nên sử dụng CC trong email nội bộ không?

Có, CC có thể rất hữu ích trong email nội bộ khi bạn muốn giữ cho mọi người trong nhóm được thông báo và biết ai đang tham gia vào cuộc trò chuyện.

Vstar hy vọng rằng, với những thông tin vừa chia sẻ trong bài viết, bạn đã hiểu rõ về BCC và CC trong email. CC và BCC là hai công cụ quan trọng trong gmail giúp người dùng giao tiếp hiệu quả hơn. Tuỳ thuộc vào tính chất công việc và mục đích gửi thư, bạn hãy chọn hình thức phù hợp để có thể nâng cao chất lượng giao tiếp và cuộc sống hàng ngày.