Chữ ký Email là gì? Tạo chữ ký Email chuyên nghiệp đơn giản

Chữ ký email là nơi mà người nhận có thể dễ dàng tìm thấy thông tin của người gửi. Vậy những công cụ tạo chữ ký email tốt nhất là gì? Làm thế nào để tạo ra những kiểu Email Signature của mình trở nên ấn tượng? Hãy cùng Vstar Agency tìm hiểu chi tiết chữ ký email là gì, cách tạo chữ ký email đẹp ở bài viết dưới đây. 

Chữ ký Email là gì?

Chữ ký email (Email Signature) là phần thông tin được tự động thêm vào cuối mỗi email mà bạn gửi. Nó thường bao gồm tên của người gửi, chức vụ, công ty, số điện thoại, địa chỉ website và các thông tin liên lạc khác. Chữ ký email không chỉ là một cách để kết thúc một email một cách chuyên nghiệp mà còn là một công cụ quan trọng để truyền tải thông tin về bản thân và tổ chức của bạn.

Vai trò của chữ ký email

Chữ ký email đóng vai trò quan trọng như:

Chữ ký email hoạt động như một danh thiếp, giúp bạn quảng bá thương hiệu cá nhân hoặc công ty đến người nhận. Trong bối cảnh người dùng nhận hàng chục, thậm chí hàng trăm email mỗi ngày, việc có chữ ký ở cuối sẽ tạo ấn tượng mạnh mẽ về bạn và thương hiệu của bạn.

Nó cung cấp cho người nhận những thông tin cần thiết để liên lạc, như số điện thoại, tài khoản mạng xã hội và website. Bạn cũng có thể thêm các lời kêu gọi hành động như khuyến khích đặt hàng hoặc ghé thăm website, biến chữ ký thành một công cụ quảng cáo hiệu quả mà ai cũng sẽ chú ý.

Tất cả nhân viên trong công ty nên sử dụng một mẫu chữ ký email thống nhất, điều này sẽ giúp định vị thương hiệu của doanh nghiệp một cách mạnh mẽ.

Tác dụng của Email Signature trong Marketing

Email Signature đóng vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong việc khẳng định giá trị thương hiệu và thể hiện sự chuyên nghiệp trước khách hàng và đối tác. Nó hoạt động như một danh thiếp, giới thiệu những thông tin cơ bản về công ty. Chữ ký email cho phép bạn tiếp thị và quảng bá thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp đến người nhận, từ đó tạo ấn tượng đáng tin cậy và chuyên nghiệp hơn trong mắt họ.

Hơn nữa, một Email Signature ấn tượng cũng có thể trở thành công cụ quảng cáo marketing hiệu quả. Khi tạo chữ ký cá nhân, bạn có thể chèn thông tin liên lạc, website và các tài khoản mạng xã hội của doanh nghiệp. Khách hàng chỉ cần nhấp vào chữ ký để nhanh chóng truy cập thông tin về công ty của bạn.

Ngoài ra, việc tất cả nhân viên trong công ty sử dụng một mẫu chữ ký email đồng nhất không chỉ giúp định vị thương hiệu tốt hơn mà còn tạo thiện cảm từ phía khách hàng.

Yếu tố ảnh hưởng đến Email Signature

Để tạo ra một Email Signature đẹp và chuyên nghiệp, bạn cần lưu ý một số yếu tố sau:

Hình ảnh của chữ ký

Mặc dù không bắt buộc phải chèn hình ảnh của bản thân vào chữ ký email, việc này sẽ giúp tạo ấn tượng mạnh mẽ và giúp người nhận dễ dàng nhận diện bạn hơn. Hình ảnh có thể là một bức chân dung hoặc logo của công ty. Hãy nhớ chọn một bức ảnh có kích thước hợp lý, sắc nét và rõ ràng, để đảm bảo khuôn mặt của bạn dễ nhìn thấy. Tránh sử dụng hình ảnh quá lớn, vì điều này có thể làm chậm tốc độ tải và làm nặng email.

Font chữ

Lựa chọn phông chữ rõ ràng và dễ đọc là rất quan trọng. Tránh những kiểu chữ khó đọc hoặc quá cầu kỳ. Nếu chữ ký đại diện cho doanh nghiệp, hãy chọn các phông chữ hiện đại và đơn giản để thể hiện sự chuyên nghiệp.

Màu sắc

Trong marketing, một nguyên tắc quan trọng là không nên sử dụng quá ba màu trong một mẫu quảng cáo, để tránh gây rối mắt cho người đọc. Chữ ký email cũng nên tuân thủ quy tắc này để quảng bá thương hiệu một cách hiệu quả.

Thiết kế

Thiết kế tổng thể là phần quan trọng nhất của một chữ ký chuyên nghiệp. Cần chú ý đến bố cục sao cho hài hòa và thu hút, giúp người nhận có ấn tượng tốt về bạn và thương hiệu của bạn.

Xác định phong cách thiết kế

Đầu tiên, bạn cần xác định phong cách chữ ký mà mình mong muốn, có thể là sáng tạo, hiện đại, rõ ràng hoặc cổ điển, tối giản. Việc này giúp bạn thu hẹp các lựa chọn và đảm bảo tính nhất quán về màu sắc, bố cục và phông chữ.

Đơn giản và phù hợp với thương hiệu

Điểm quan trọng nhất khi thiết kế chữ ký là tính dễ đọc và phong cách thiết kế. Điều này giúp thông tin trong chữ ký được trình bày rõ ràng và dễ hiểu. Nếu đưa vào quá nhiều thông tin, người nhận có thể khó nhớ bạn và không chú ý đến những thông tin quan trọng, gây cảm giác rối rắm.

Tính linh hoạt của chữ ký

Sử dụng các mẫu chữ ký email có tính năng chỉnh sửa là cách nhanh chóng để tạo ra một chữ ký chuyên nghiệp và hiệu quả. Các mẫu này cho phép bạn dễ dàng cập nhật ảnh đại diện, logo, biểu tượng và các liên kết, giúp bạn linh hoạt trong việc điều chỉnh chữ ký theo nhu cầu.

Hướng dẫn cách tạo chữ ký Email chuyên nghiệp

Email Signature trên Gmail

Cách tạo chữ ký email trên Gmail rất đơn giản. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Mở tài khoản Gmail, sau đó nhấp vào biểu tượng răng cưa ở góc phải màn hình và chọn “Settings”.

Bước 2: Trong phần General (cài đặt chung), tìm mục Signature (Chữ ký). Đánh dấu vào ô bên dưới ô No Signature, sau đó nhập nội dung chữ ký bạn muốn tạo vào khung soạn thảo.

Bước 3: Sau khi đã hoàn thành chữ ký, nhấn vào nút “Save changes” để lưu thay đổi. Giờ đây, khi bạn mở khung soạn thảo email mới, chữ ký vừa tạo sẽ xuất hiện ở cuối thư.

Tạo chữ ký Email Outlook

Để tạo chữ ký trên Outlook, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook và nhấp vào mục “New Email” để tạo một email mới.

Bước 2: Chọn mục “Signature” trong menu “Message”.

Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị bảng thông báo. Nhấp vào nút “New…” để tạo chữ ký mới.

Bước 4: Tiếp theo, bạn sẽ thấy một thông báo khác. Hãy nhập tên cho chữ ký của bạn và nhấn “Ok”.

Bước 5: Điền thông tin bạn muốn hiển thị trong khung “Edit signature” bên dưới. Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, phông chữ, kích thước chữ và thêm hình ảnh hoặc logo theo ý muốn. Nhấn “OK” khi bạn hoàn tất.

Bước 6: Để thêm chữ ký vào email, chỉ cần nhấp vào mục “Signature” và chọn chữ ký mà bạn vừa tạo.

Email Signature trên Hubspot

Trên HubSpot, việc tạo chữ ký email rất đơn giản với các bước như sau:

Bước 1: Truy cập vào đường link https://www.hubspot.com/email-signature-generator.

Bước 2: Khi màn hình trang chủ xuất hiện, bạn có thể lựa chọn mẫu chữ ký email và điền thông tin theo mẫu yêu cầu.

Bước 3: Điền các thông tin cần thiết, chỉnh sửa kiểu dáng, tải ảnh cá nhân lên và chọn phong cách chữ ký bạn mong muốn.

Bước 4: Nhấn vào “Create Signature” để tạo chữ ký cá nhân cho email của bạn.

Chữ ký email trên HTMLSIG

Bước 1: Truy cập vào HTMLSIG tại địa chỉ: https://htmlsig.com/.

Trang web cung cấp hai tùy chọn để tạo chữ ký: miễn phí và có phí. Bạn có thể chọn một trong hai tùy theo nhu cầu của mình.

Bước 2: Điền các thông tin vào các mục tương ứng, bao gồm Main, Social, Disclaimer, Banner, và các mục khác.

Bước 3: Nhấn vào “Create Signature” để hoàn tất việc tạo chữ ký.

Thủ thuật tạo chữ ký Email

Một bí kíp để tạo chữ ký email mà không phải ai cũng chú ý là bạn có thể làm theo các bước sau:

• Vào cài đặt và nhấn chọn “Xem tất cả các chế độ cài đặt”.
• Trong mục Thư, chọn Soạn thảo và trả lời.
• Ngay bên dưới phần Email Signature, bạn nhập chữ ký của mình và sử dụng các tùy chỉnh định dạng để thay đổi diện mạo của chữ ký.

Lưu ý: Mỗi tài khoản chỉ có một chữ ký duy nhất. Nếu bạn muốn chữ ký xuất hiện ở cuối nội dung của mỗi email mới mà bạn soạn thảo, hãy chọn “Bao gồm chữ ký cho tất cả các thư mới sau đó”.

Cần lưu ý gì để tạo Email Signature chuyên nghiệp?

Có một số trường hợp bạn không thể đăng ký tạo chữ ký cho email của mình. Dưới đây là một số lưu ý để tạo chữ ký email chuyên nghiệp:

• Không định dạng được chữ ký: Trong trường hợp này, bạn cần vào phần chỉnh soạn thư và tắt chế độ văn bản thuần túy.
• Không thể thêm hình ảnh: Nếu bạn sử dụng ảnh từ drive cá nhân, hãy kiểm tra xem bạn đã chia sẻ ảnh ở chế độ công khai và cấp quyền truy cập chưa.
• Không hiển thị hết nội dung của chữ ký: Bạn cần lưu ý rằng số ký tự tối đa cho chữ ký là 10.000 ký tự.

Một số trang web hỗ trợ tạo chữ ký email

Ngoài Gmail và Outlook, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ bên ngoài. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm và website cho phép bạn tạo chữ ký email chuyên nghiệp một cách đơn giản.

Các công cụ này mang đến thiết kế ấn tượng hơn cho chữ ký của bạn. Thông thường, phần mềm này miễn phí, nhưng sẽ có giới hạn về chức năng. Nếu bạn muốn sử dụng phiên bản cao cấp hơn, bạn sẽ phải trả phí.

Một số trình tạo chữ ký email tự động phổ biến và tốt nhất hiện nay có thể kể đến như:

• WiseStamp: Cung cấp nhiều mẫu chữ ký và tùy chọn tùy chỉnh.
• MySignature: Cho phép bạn tạo chữ ký email miễn phí và dễ dàng.
• HubSpot Email Signature Generator: Một công cụ miễn phí giúp bạn tạo chữ ký nhanh chóng.

Câu hỏi thường gặp

Chữ ký email có bắt buộc không?

Không bắt buộc, nhưng rất khuyến khích vì nó tạo ấn tượng chuyên nghiệp.

Tôi có thể thay đổi chữ ký email sau khi đã tạo không?

Có, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa chữ ký bất cứ lúc nào.

Chữ ký email có thể chứa hình ảnh không?

Có, bạn có thể thêm hình ảnh như logo hoặc ảnh cá nhân.

Chữ ký email là một phần không thể thiếu trong giao tiếp qua email, giúp bạn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tăng cường mối quan hệ với người nhận. Hy vọng rằng, với những thông tin trên đã giúp bạn tìm ra được mẫu form chữ ký mà mình ưng nhất.